Uw volledige digitale factuurstroom via 1 kanaal ingelezen en verwerkt in SAP

Is uw factuurontvangst en herkenning al optimaal?

Iedere organisatie ontvangt facturen. Soms nog deels in papiervorm, het merendeel is vaak in PDF en in enkele gevallen wordt een e-factuur (XML) gestuurd. De percentages van deze verschijningsvormen verschillen per organisatie. Om kosten te reduceren en de kwaliteit te verhogen is er steeds meer aandacht voor het verder digitaliseren en automatiseren van deze stroom.

Avelon E-Invoicing Interface

Avelon heeft een standaard SAP Add-On ontwikkeld waarmee u al uw digitale facturen geautomatiseerd in SAP kunt inlezen. De Avelon E-Invoicing Interface draait binnen uw SAP ECC of S/4HANA omgeving en importeert en verwerkt e-facturen (XML/UBL) en PDF facturen inclusief de bijbehorende metadata. De E-Invoicing Interface beschikt over een webservice om de bestanden real time te ontvangen en verwerken. Daarnaast kunnen de bestanden vanuit een share of de front-end worden ingelezen.

De ingelezen PDF bestanden worden gearchiveerd in het aan SAP gekoppelde archief en per factuur wordt er een workflow taak aangemaakt in SAP Invoice Management (SIM) of in uw op SAP workflow gebaseerde factuurverwerkingsoplossing.

De metadata wordt voorgevuld in de factuur in SAP. Hierbij worden diverse controles uitgevoerd en het juiste bedrijfsnummer en leverancier bepaald. Mocht het onverhoopt niet lukken om de factuur succesvol te verwerken in SAP, dan wordt deze gelogd. Vanuit deze log kan de metadata worden geanalyseerd en aangepast waarna de factuur opnieuw aangeboden wordt voor verwerking.

PDF validatieservice

Wilt u besparen op het herkennen en valideren van PDF facturen en niet langer gebruik maken van kostbare en arbeidsintensieve scan- en OCR straten, dan kunt u de PDF verwerking door Avelon laten uitvoeren. Afhankelijk van uw wensen worden PDF facturen op kop- of regelnivo gevalideerd en vervolgens via de webservice van de Avelon E-Invoicing Interface geautomatiseerd ingelezen en verwerkt binnen SAP. Door groot aantal gevalideerde velden en hoge betrouwbaarheid faciliteert deze service uw streven naar zero touch factuurverwerking.

Integratie eConnect

Het aantal leveranciers dat e-facturen kan versturen is de afgelopen jaren flink toegenomen. Niet in de laatste plaats door verdere standaardisering van het UBL formaat en het Peppol netwerk dat gebruikt wordt voor een veilige verzending van de e-factuur. Het ontvangen, transformeren en routeren van de e-factuur naar de juiste afnemer wordt in de regel verzorgd door hiertoe gespecialiseerde e-facturatie platformen, zoals eConnect (voorheen E-Verbinding).

Avelon en eConnect hebben een standaard integratie ontwikkeld tussen het eConnect platform en SAP. PDF en XML Inkoopfacturen worden hierbij volledig geautomatiseerd verwerkt en aangeboden ter verdere verwerking binnen SAP. Daarnaast geldt dat er een directe verbinding is tussen de Avelon E-Invoicing Interface en de Peppol Service Bus van eConnect. De door de Peppol Service Bus gestuurde e-facturen worden hierbij automatisch ontvangen door de E-Invoicing Interface en real time verwerkt binnen SAP. De leverancier ontvangt hierbij ook een terugkoppeling of de factuur succesvol is binnengekomen in SAP. Deze statusmeldingen zijn verder uit te breiden naar bijvoorbeeld terugkoppeling over goedkeuringsstatus of een betaalstatus.

Voordelen Avelon e-invoicing

  • 1 kanaal voor uniforme ontvangst, herkenning en verwerking van al uw digitale facturen in SAP;

  • Geen noodzaak meer voor kostbare en arbeidsintensieve scan- en OCR straten voor factuurverwerking door PDF validatieservice;

  • Korte implementatietijd en laag risico door standaard beschikbaarheid E-Invoicing Interface en integratie met PDF validatieservice en e-facturatieplatformen zoals eConnect;

  • Binnen de standaard functionaliteit is er ruimte voor klantspecifieke invulling;

  • Realtime verbinding tussen Peppol Service Bus van eConnect en Avelon E-Invoicing Interface voor snelle en gestandaardiseerde ontvangst van e-facturen inclusief terugkoppeling naar leverancier;

  • Groei naar zero touch factuurverwerking door uitgebreide validatiemogelijkheden & hoge gegarandeerde herkenningsgraad;

  • De Avelon E-Invoicing interface is een standaard SAP Add-on waarbij wordt voorzien in een blijvende werking bij SAP upgrades.

Avelon E-Invoicing is een end to end oplossing die u ontzorgt, besparing in tijd en geld helpt te realiseren en de kwaliteit verbetert binnen uw administratie.

Heeft u behoefte om van gedachten te wisselen of en hoe uw organisatie gebaat kan zijn met de mogelijkheden van E-Invoicing? Neem dan vrijblijvend contact op met Victor van den Hazelkamp over dit onderwerp.