Workflow oplossing voor gestroomlijnde factuurverwerking
Op tijd betalen, zo min mogelijk handmatige handelingen bij het verwerken van een inkoopfactuur, benutten van betalingskorting en korte doorlooptijden. Herkenbare doelen voor menig crediteurenadministratie.
De Avelon Invoice Workflow helpt u om deze doelen te bereiken. Het proces van registratie en afhandelingen van inkoopfacturen wordt gedigitaliseerd, gestandaardiseerd en zoveel mogelijk geautomatiseerd. Alle inkoopfacturen komen terecht in de digitale werkvoorraad van de crediteurenadministratie waarbij de PDF versie van de factuur wordt opgeslagen in het aan SAP gekoppelde archief (bv SAP Content Server).
Indien gebruik wordt gemaakt van e-facturen en PDF herkenningsoplossingen, zoals Avelon E-invoicing, wordt de metadata van de factuur voorgevuld in de factuurtransactie van SAP. Na volledig maken van de factuur door de crediteurenadministratie wordt deze naar de juiste behandelaar(s) gestuurd.
De oplossing is gericht op afhandeling van niet inkooporder gerelateerde facturen (NPO-facturen) en inkooporder gerelateerde facturen (PO-facturen) die goedkeuring vergen van iemand uit de organisatie. Dit wordt met name toegepast bij 2-way match factuurafhandeling. Zeker bij indirecte inkoop is dit een interessant scenario omdat deze inkoop meestal niet voorraadrelevant is, en de medewerkers die hierbij betrokken zijn het niet gewend zijn om separate goederenontvangsten of service entry sheets vast te leggen.
Dit versnelt het factuurafhandelingsproces terwijl de (prestatie)levering toch wordt vastgelegd middels akkoord op de factuur.
Bij PO-facturen wordt de juiste behandelaar automatisch bepaald, mits gebruik wordt gemaakt van de Avelon Purchase Order app voor de vastleggen van de inkooporders. Bij niet inkooporder gerelateerde facturen (NPO-facturen) wordt de juiste budgethouder automatisch bepaald middels dezelfde vrijgavestrategie die ook gebruikt wordt binnen de Avelon Procurement Workflow.
De betrokken medewerkers gebruiken de Avelon Invoice Approval app, om de factuurgoedkeuring zo laagdrempelig mogelijk te maken.
Om het factuurafhandelingsproces goed te kunnen monitoren wordt gebruik gemaakt van de standaard beschikbare statusrapportage. Deze geeft onder andere inzicht in waar welke taak ligt en wat de totale doorlooptijd is.
Samengevat de kenmerken en voordelen van de Avelon Invoice Workflow:
- Snellere betaaltermijnen en kortere doorlooptijd factuurafhandeling door gedigitaliseerd en gestandaardiseerd factuurafhandelingsproces.
- Ondersteunt niet inkooporder gerelateerde factuurafhandeling (NPO-facturen) en 2-way match PO gerelateerde factuurafhandeling (PO-facturen)
- Eenvoudige audit trail doordat alle behandelstappen in het factuurafhandelingsproces in 1 log worden bijgehouden
- Automatische voorvulling van metadata in factuurtransactie SAP, standaard mogelijk via Avelon E-Invoicing
- Automatische selectie van juiste behandelaar mits gebruik wordt gemaakt van Avelon Purchase Order app en Avelon Procurement Workflow
- Standaard rapportage welke inzicht geeft in de status van het factuurafhandelingsproces
- Automatische email versturing ter notificatie en herinnering van openstaande taken
- Draait op SAP ERP en S/4HANA
Heeft u behoefte om van gedachten te wisselen of en hoe uw organisatie gebaat kan zijn met de mogelijkheden rondom het het proces van factuurverwerking? Neem dan vrijblijvend contact op over dit onderwerp.