Distrelec Group optimaliseert SAP documentverwerking
Elektronicadistributeur legt automatisch gegevens vast met OpenText™ Vendor Invoice Management for SAP® Solutions, waarmee handmatig werk wordt beperkt en tijdige leveringen worden gegarandeerd.
Distrelec Group is een toonaangevende distributeur van elektronica, automatisering en meettechnologieën, met e-commerce en fysieke winkels in 15 Europese landen. Via haar distributiecentra in Nederland en Zwitserland en haar internationale partnerschappen met wereldwijde wederverkopers, bedient het bedrijf klanten over de hele wereld.
Met meer dan 200.000 producten is de Distrelec Groep afhankelijk van data om de vraag te voorspellen, de assortimenten in haar magazijnen te plannen en een snelle en efficiënte logistiek te coördineren. Zoals veel toonaangevende distributiebedrijven gebruikt het bedrijf SAP-oplossingen om deze processen “end-to-end” te ondersteunen.
Andrea Ferrino, Head of Applications bij Distrelec Group, zegt “Offering responsive experiences is crucial to foster customer loyalty, especially in the age of e-commerce. Meeting these expectations starts with getting data from our vendors’ purchase order [PO] confirmations—for example, product quantities and dispatch dates—into SAP ERP. As well as supporting our planning and purchasing activities, this information allows us to display accurate delivery estimates to customers on our e-commerce sites.”
Gecentraliseerde processen, repetitieve taken
Inkooporderbevestigingen van leveranciers zijn een essentiële gegevensbron voor het planningsproces van Distrelec Group. In het kader van een lopende business transformatie verhuisde de groep de verwerking van inkooporderbevestigingen naar een centraal team - maar het manueel overnemen van de gegevens leverde uitdagingen op.
“Instead of having employees type information such as product quantities and dispatch dates into SAP, OpenText Vendor Invoice Management for SAP Solutions uses optical character recognition to capture the information automatically.”
“It’s crucial to input data from PO confirmations into SAP ERP accurately, because errors can lead to warehouse stockouts and delivery delays,” zegt Ferrino. “In the past, we relied on manual work to bring this information into SAP ERP. As well as increasing the risk of human error, this approach consumed a significant number of person-hours, driving up our operational costs.”
In het kader van haar transformatiestrategie heeft de Distrelec Groep ook de verwerking van klantenorders gecentraliseerd in een speciaal team. Ook hier voerden de werknemers manueel gegevens in van e-mails, telefoongesprekken en faxen in het SAP systeem. Ferrino voegt hieraan toe: “We knew that automating repetitive data-entry processes had huge potential to reduce costs and cut the risk of errors in multiple business areas.”
Invoering van een geautomatiseerd platform
Om betrouwbare, geautomatiseerde workflows te ontwikkelen voor het vastleggen van bedrijfskritische data, schakelde Distrelec Group SAP partner Avelon in voor de implementatie van OpenText™ Vendor Invoice Management (VIM). Deze oplossing stelt de Distrelec Group in staat om documentverwerking te optimaliseren voor een brede waaier aan documenttypes, waaronder offertes, leveringsbonnen, inkooporderbevestigingen en verkooporders.
“We had already been using Vendor Invoice Management for invoice processing for a number of years, so we knew that the OpenText platform was robust and reliable,” herinnert Ferrino zich. “When Avelon informed us that the solution also offers cost effective support for many other types of documents, we quickly realized its potential.”
“As we develop the OpenText solution, we’re confident we can free the business to focus on value-added planning and purchasing activities.”
Efficiënte workflows
In samenwerking met de consultants van Avelon heeft Distrelec Group haar manuele processen in kaart gebracht en zette deze om in digitale workflows. “In the past, customers would send orders to our sales team via email, and the team would rekey the information manually into the SAP system to create the order,” legt Ferrino uit. “Today, we automatically convert these emails into tickets in our SAP CRM solution, removing the need for rekeying. We then generate the sales order, and SAP emails a confirmation back to the customer as a PDF.”
Ferrino voegt toe: “The sales team’s service-level agreement [SLA] for creating a new sales order is just 10 minutes. We’re now looking for ways to further accelerate the automated workflow, helping to ensure that the team can always meet their SLA.”
Voorbereid op de toekomst
Parallel hiermee werkt de Distrelec Groep samen met Avelon aan de stroomlijning van de extractie van alle sleutelgegevens uit inkooporderbevestigingen. “Instead of having employees type information such as product quantities and dispatch dates into SAP, the solution uses optical character recognition [OCR] driven by a powerful machine-learning engine to capture the information automatically,” vertelt Ferrino. “As we develop the OpenText solution, we’re confident we can free the business to focus on value-added planning and purchasing activities.”
Voor de toekomst plant de Distrelec Groep verder te bouwen op haar investering in Vendor Invoice Management, waardoor ze haar klanten nog beter diensten aan kan bieden.
“One of our key goals is to offer customers the best choice of innovative technologies, delivered fast,” concludeert Ferrino. “Thanks to our work with Avelon and OpenText, we’re building automated processes that will help us ensure a high-quality experience for every customer.”
Over OpenText
OpenText, The Information Company, stelt organisaties in staat organisaties inzicht in haar bedrijfsvoering te verkrijgen door middel van marktleidende IT oplossingen. Voor meer informatie over OpenText (NASDAQ: OTEX, TSX: OTEX) bezoek www.opentext.com.
Meer informatie
Voor verdere vragen of informatie over dit onderwerp of voor andere vragen op het gebied van SAP Workflow, Fiori of SAP Master Data Governance kunt u contact opnemen met Martijn Wever.
Gerelaterde posts
