2024 OpenText Deep Dive
Martin Nooteboom - Senior SAP Invoice Management Consultant
In juni 2024 vond het 2-daagse “OpenText VIM and Capture Deep dive” evenement plaats op het OpenText kantoor in Grasbrunn. Ook dit jaar was Avelon, als VIM marktleider in Nederland en jarenlange partner van OpenText, weer uitgenodigd. Zoals ieder jaar werd de Vendor Invoice Management (VIM) Roadmap gedeeld inclusief enkele sneak previews van nieuwe ontwikkelingen. Het gehele scala aan onderdelen van VIM kwamen aan bod, de Invoicing solution, Beyond invoice en Capture.
In deze blog laten we de roadmaps voor deze verschillende onderdelen en highlights van de nieuwe ontwikkelingen de revue passeren.
Tip: De slides in deze blog zijn “zoombaar” gemaakt. Door op een slide te klikken komt de hoge resolutie naar voren en zijn alle details goed leesbaar.
VIM Inbound en Beyond Invoice scenarios
Zoals in onderstaande release strategie te zien is zijn er drie versies afhankelijk van de onderliggende SAP-versie. Voor ECC is er de 7.6 versie, voor S/4HANA 2022 en eerder is er de 20.4 versie en voor S/4HANA 2023 is er de 23.4 versie. De VIM versies voor de “oudere” versies van SAP blijven tot eind 2027 ondersteund zoals aangegeven, maar de nieuwe ontwikkelingen en functionaliteit worden in principe alleen voor de VIM23.4 uitgebracht.
Voor 2024 heeft OpenText de focus gelegd op de volgende zes punten:
Het toevoegen van AI-functionaliteit om de automatisering en efficientie te verhogen.
Vergroten van de mogelijkheden tot het uitbreiden en afstemmen van de workflows op de klant.
Overnemen van de SAP Clean Core principes.
Komen tot een gebruiker interface van alleen Fiori apps.
Leveren van Out of the Box Analytics
Ontwikkelen op de Clean Core principes.
Aan de hand van deze focus heeft OpenText de volgende roadmap voor de Foundation (de basis voor de VIM oplossing) waarbij de nadruk ligt op de architectuur en de integratie mogelijkheden van de oplossing:
Voor VIM Beyond Invoices ligt de nadruk voor dit jaar op de gebruiksvriendelijkheid, met een verschuiving naar analytics en automation in de toekomst.
Voor versie 23.4 SPS1 van de Foundation, Inbound en Beyond Invoices-oplossing springen de volgende ontwikkelingen er uit:
Release van lokale ABAP APIs waarmee aan de Cloud ABAP-standaard van SAP kan worden voldaan
Een nieuwe Fiori-app die het onderhoud van de staging-tabel (de tussentabel voor de OCR) voor voor adressen van zakenpartners, leveranciers, klanten, vestigingen en bedrijfsnummers mogelijk maakt.
Een nieuwe API voor de VIM Inbound.
Verwerken van inkomende orders via XML/PEPPOL formaat
Open VIM
In lijn met de SAP Clean Core filosofie voor S/4HANA werkt OpenText nu aan wat ze Open VIM noemen. Dit houdt in dat nu de eerste released interfaces volgens de Cloud ABAP standaard worden uitgeleverd. Daarnaast zullen er meer CDS views en Fiori apps gebaseerd op RAP (RESTful Application Programming Model) worden ontwikkeld.
Vooral op het gebied van de Released APIs is het commitment van OpenText aan de Clean Core goed te zien:
Hieraan gerelateerd heeft OpenText de volgende strategie voor SAP BTP (Business Technology Platform) en AI:
Investeren in AI-mogelijkheden (bijvoorbeeld de PAL Library).
Het leveren van “Open VIM” mogelijkheden:
De API voor document ontvangst.
Ondersteuning van externe workflows.
ODATA servcie.
Omarmen van nieuwe technologieën en diensten:
Generatieve AI-Hub.
SAP SIGNAVIO Value Accelerator.
Business Process Automation.
Capture
De OCR-oplossing bestaat uit twee varianten met gelijke functionaliteit: Core Capture, welke als Cloud service wordt aangeboden, en Intelligent Capture, welke als een zogenaamde on premise installatie wordt aangeboden.
De release strategie voor de OCR-oplossingen lopen in lijn met de VIM releases.
Arabisch wordt toegevoegd aan de talen die worden ondersteund met de aankomende 23.4 versie. De nieuwe Fiori Validation web applicatie biedt de mogelijkheid aan de gebruiker om specifieke documenten te valideren.
De volgende ontwikkelingen staan op de roadmap voor 2024 en 2025 op het gebied van automatisering:
Gebruik van de nieuwste AI-technologieën:
Voor een betere “out of the box” herkenning.
Voor herkenning van handgeschreven tekst, en verticale tekst.
Voor verbeterde “out of the box” herkenning voor verkooporders, pakbonnen en dergelijke voor alle landen.
Automatische “pre-learning” op basis van historische SAP-documenten en gelinkte documenten.
Extraheren van meerdere documenten uit één PDF.
Detecteren van bijlagen.
Verbeteringen op het gebied van gebruiksvriendelijkheid:
Mogelijkheid om een herkenningsprofiel te maken voor alle character sets, talen en landen per scenario.
Vertaling van document tekst in de Fiori Validatie Workplace voor de gebruiker.
Definiëren van controle regels in natuurlijke taal met AI/LLM (Large Language Model).
Opvragen van rapportage informatie in natuurlijke taal met AI/LLM.
De complete roadmap ziet er als volgt uit:
Invoice Oplossing
De volgende slides geven aan waar OpenText zich op richt op de korte en lange termijn. Voor 2024 is het thema “Het leveren van intelligente automatisering met verbeterde regel matching, met de mogelijkheid om TM-facturen te verwerken en een geweldige gebruikersinterface voor de eindgebruiker”.
Voor versies 7.6 en 20.4 staan er nog enkele verbeteringen op de planning:
Maar de meeste nieuw ontwikkelingen komen in versie 23.4 zoals al aangegeven.
De in het thema genoemde “geweldige gebruikersinterface” staat in bovenstaand roadmap gepland als de nieuwe Fiori UI5-tool waarin onder andere de validatie geïntegreerd wordt (vergelijkbaar met de Single Click Entry in de SAP Gui).
Daarnaast wordt er ook gewerkt aan verbeteringen aan de “PO item matching” waarbij er gebruik gemaakt kan worden zogenaamde Confidence matching en Fuzzy search voor regel tekst. Voor 23.4 SPS2 staat er een PO matching profiling programma gepland dat helpt bij de analyse van de matching en hoe deze te verbeteren.
Binnen de Invoice solution werden er tijdens de Deep Dive twee ontwikkelingen uitgelicht:
Analytical cards for Invoices
Een nieuwe Fiori Cockpit voor crediteuren is ontwikkeld waar de medewerker verschillende ingangen (zogenaamde Cards) kan gebruiken om te bepalen welke facturen opgepakt moeten worden. Op dit moment zijn er zes verschillende kaarten beschikbaar met nieuwe kaarten in de planning voor toekomstige releases. De volgende kaarten zijn beschikbaar:
Most Urgent Invoices, gebaseerd op vervaldatum.
Most Valued Invoices, gebaseerd op brutobedrag.
Invoice Exception Analysis, met de meest voorkomende uitzonderingen.
Blocked Invoices, gesorteerd op brutobedrag.
Invoice Life Cycle rapport.
My VIM Apps, links naar de meest gebruikte factuur apps.
Gebruikers kunnen de indeling zelf aanpassen, en kiezen welke kaarten beschikbaar zijn in de Cockpit.
Integratie vanuit de kaarten naar de Accounts Payable Workplace Fiori app zal beschikbaar zijn vanaf versie 23.4 SPS1.
SAP Transportation Management Integration
Met VIM 20.4 SPS2 werd de eerste integratie uitgeleverd voor de Invoice Solution met SAP Transportation Management *(TM). Dit bestaat uit een nieuw Document Verwerkingstype, speciale zakelijke regels (waaronder een exclusieve regel “Check voor Transport Bestelling PO”) en een nieuwe rol TM Processor.
Het index scherm is uitgebreid met een nieuw blok met TM-specifieke velden op de header. Regels kunnen voorgesteld worden op basis van Transportation Management bestellingen.
De TM-specifieke velden zijn ook toegevoegd aan BDC2200 voor boeken op de achtergrond.
De OCR bevat ook de TM-specifieke velden op zowel header als regel die met de validatie worden getraind.
Nieuw in de integratie in de volgende versie is de mogelijkheid om te navigeren vanuit het index scherm, Workplace en Analytics naar Freight Order, Freight Settlement, House Bill of Lading en Airway Bill in zowel de embedded TM-oplossing als de standalone versie.
Daarnaast wordt het boeken op Freight Orders met regels ondersteund.
In toekomstige versies komen de volgende nieuwe uitbreidingen in de oplossing:
Uitbreiding van de integratie met de mogelijkheid om vanuit VIM het Dispute Management proces te starten in TM, waarbij het VIM process wacht op terugkoppeling vanuit SAP TM.
Een nieuwe zakelijke regel voor het bepalen van een dispuut of een verschil.
Ondersteuning voor IDoc-types met specifieke TM-velden.
De lijstweergave van de Vendor Invoice raporttabs in de AP workplace Fiori-app wordt uitgebreid met de TM-specifieke velden.
Samenvattend
Hieronder is een samenvatting van deze blog opgesomd:
OpenText Deep Dive over VIM en Capture-oplossingen: De blog beschrijft de roadmap, de nieuwe ontwikkelingen en de focuspunten van OpenText voor de Vendor Invoice Management (VIM) en Capture-oplossingen voor verschillende SAP-versies.
VIM Inbound en Beyond Invoice scenarios: OpenText heeft drie versies van VIM afhankelijk van de onderliggende SAP-versie, waarbij de nieuwste versie (23.4) de meeste nieuwe functionaliteit bevat. De focus ligt op het toevoegen van AI, het vergroten van de workflow mogelijkheden, het overnemen van de SAP Clean Core principes, het leveren van een Fiori interface en Out of the Box Analytics.
Open VIM: OpenText werkt aan het leveren van interfaces volgens de Cloud ABAP standaard van SAP, het gebruik van CDS-views en RAP (RESTfull Application Programming), het investeren in AI mogelijkheden, het ondersteunen van externe workflows en het omarmen van nieuwe technologieën en diensten.
Capture: De OCR oplossing bestaat uit twee varianten: Core Capture (Cloud) en Intelligent Capture (on-premise). OpenText werkt aan het verbeteren van de herkenning, het automatisch leren, het extraheren van meerdere documenten uit één PDF, het detecteren van bijlagen, het vertalen van document tekst en het definiëren van controle regels met AI.
Invoice Oplossing: De Invoice Oplossing biedt een nieuwe Fiori Cockpit voor crediteuren, een integratie met SAP Transportation Management, een verbeterde PO item matching met Confidence matching en Fuzzy search, en een nieuwe Fiori UI5-tool voor validatie.
Meer informatie
Neem voor verdere vragen of informatie over dit onderwerp, of voor andere vragen op het gebied van SAP Workflow, Fiori of SAP Invoice Management (SIM) contact op met Martijn Wever.
Gerelaterde posts
