SAP DQM Derivations
Jesse Asowata - SAP Master Data Governance Consultant
In een tijd waarin organisaties steeds afhankelijker worden van betrouwbare en consistente masterdata, biedt SAP MDG krachtige tools om de datakwaliteit te waarborgen. Eén van die - vaak nog onderbenutte – tools is DQM (Data Quality Management) Derivations.
Deze blog behandelt wat Derivations zijn en hoe ze kunnen bijdragen aan de automatisering en optimalisatie van masterdata-invoer, en is een verdieping op de eerder gepubliceerde bijdrage "Introductie SAP Data Quality Management (DQM)".
Wat zijn DQM Derivations?
SAP DQM Derivations
Derivations zijn business rules die automatisch velden ophalen, invullen of aanpassen op basis van andere invoerwaarden. Denk aan een soort slimme if/then-logica die op de achtergrond draait. Het doel? Fouten voorkomen, handmatige invoer verminderen en “first time right” data garanderen.
Stel je voor: bij het aanmaken van een nieuw materiaal voer je een materiaaltype in en automatisch worden velden zoals Product Hierarchy, Profit Center of Industry correct ingevuld. Dat is de kracht van Derivations.
Hoe werkt het?
DEFINIEER Derivation Scenarios
Define Derivation Scenarios
Derivations worden geconfigureerd in de app Define Derivation Scenarios. Deze app maakt het mogelijk om -vrijwel zonder kennis van coderen, - meerdere derivation rules op te zetten.
Een derivation bestaat uit een scenario met één of meerdere regels, elk met condities en acties, vergelijkbaar met decision tables of if/then-logica. Tijdens het MDG proces worden deze regels automatisch uitgevoerd zodra een relevante stap wordt bereikt. Bijvoorbeeld bij het indienen van de aanvraag (Submit) van een nieuwe klant, leverancier of materiaal.
Voorbeeld Derivation Scenario
Voorbeeld Derivation Scenario
Bovenstaande afbeeldingen tonen een Derivation Scenario met Derivation rules. Het scenario krijgt een naam en ID toegewezen, volgens onze naming convention. In de tab General information kan aanvullende informatie worden gegeven over de beschrijving en scope van het scenario.
In de tab Derivation Rules tab worden de daadwerkelijke regels gedefinieerd en uitgewerkt op basis van Decision Tables.
Voorbeeld Decision Tables
Change Request Type
Change request Type
Belangrijk detail: derivations draaien technisch op de BRF+ workflow (Business Rule Framework Plus) en worden pas getriggerd op een bepaald punt tijdens het doorlopen van de MDG Change Request flow. Ze moeten daarom expliciet worden geconfigureerd voor de juiste Change Request Types om effectief getriggerd te worden. Deze configuratie vindt plaats in de MDG IMG en BRF+.
Voor complexere scenario’s kan BRF+ ook worden ingezet om custom ABAP logica aan te roepen.
Voordelen van Derivations
Consistente en complete data
Automatische veldinvulling voorkomt ontbrekende of foutieve gegevens en zorgt dat de data direct voldoen aan bedrijfsstandaarden.Efficiëntie
Minder handmatig werk betekent snellere masterdataprocessen en minder correcties achteraf.Gebruikersvriendelijk (Citizen Development)
Dankzij de no-/low-code aanpak kunnen functionele gebruikers regels zelf configureren en onderhouden.Centrale governance
Derivatie- en validatieregels worden centraal beheerd, zijn inzichtelijk voor geautoriseerde gebruikers en bruikbaar in alle MDG-processen.
Beperkingen van DQM Derivations
Hoewel krachtig, kennen derivations ook enkele beperkingen:
Complexiteit bij opzet
Een goede inrichting vereist diepgaande kennis van data en processen. Een goede samenwerking tussen business en IT is essentieel.Onderhoud
Bij wijzigingen van bedrijfsregels moeten scenario’s up-to-date worden gehouden, wat specifieke kennis vereist.Technische beperkingen
Voor bepaalde cross entity-logica of uitzonderlijke gevallen is soms alsnog ABAP-code nodig.Beperkte scope
Out of the box zijn derivations alleen toepasbaar voor Material en Business Partner data.Derivations als achtergrondstap
Derivations kunnen niet op de voorgrond worden aangeroepen, maar vereisen een gebruikersactie om naar de volgende stap binnen de workflow te komen. Dit kan betekenen dat het proces anders ingericht moet worden, of dat de eindgebruiker niet direct de ingevulde velden in het huidige scherm ziet.
De SAP-roadmap toont wel diverse ontwikkelingen op het gebied van DQM en Derivations, maar daarbij ligt voorlopig nog de focus met name op de SAP S/4HANA Cloud Public Edition (bron: SAP Road Map Explorer).
Praktijkvoorbeeld
Hieronder staan enkele voorbeelden uit ons demo-systeem die laten zien hoe derivations concreet bijdragen aan snelheid, consistentie en foutreductie in masterdataprocessen:
Scenario : Aanmaak nieuw material
Een gebruiker creëert nieuw materiaal met Material Type = FERT (Finished Product).
SAP MDG Derivation rule
De derivation rule zal automatisch de onderstaande data afleiden en invullen op basis van de bovenstaande input van de gebruiker:
Algemene gegevens:
Product Hierarchy → afgeleid op basis van het materiaaltype Fert – Finished Goods en materiaalgroep.
Industry Sector → standaard ingevuld met waarde Retail.
Batch Management Req indicator en Approved Batch Record Req → ingesteld op X.
Plant data (table rules):
Nieuwe plantgegevens worden automatisch gegenereerd als materiaal type gelijk is aan FERT – Finishes Goods en Materiaalgroep gelijk is aan GMB1 – Boxed Macarons.
Dit leidt tot de volgende automatisch ingevulde velden:
Plant → CMP2.
Profit Center → bepaald op basis van materiaalgroep en Materiaal type, bijvoorbeeld 0016000001.
Unit of Issue → ingesteld op PC – Piece.
Purch Group, Source List, Do not cost, MRP Group, Availability Check → ingevuld volgens vaste waarden in de decision table.
Conclusies
DQM Derivations helpen organisaties om hun masterdataprocessen efficiënter, consistenter en minder foutgevoelig te maken. Door logica die nu vaak in hoofden of Excel sheets zit centraal vast te leggen en te automatiseren, wordt data invoer slimmer en stabieler. Met als resultaat: automatisering, minder correctiewerk, snellere doorlooptijden en direct bruikbare data.
Meer informatie
Wil je weten hoe DQM Derivations jouw organisatie kan helpen? Of ben je geïneresseerd in SAP Workflow, Fiori, SAP Invoice Management of SAP Master Data Governance (MDG)? Neem gerust contact op met Sander van der Wijngaart voor vragen, een demo of adviesgesprek.
Gerelaterde posts
