SAP Invoice Management is nu goed ingericht
Een goede implementatie, optimalisatie en beheer van SAP Invoice Management (SIM) vraagt om specifieke kennis. De Universiteit Utrecht deed daarom een beroep op de expertise van Avelon. “De verwerking van binnenkomende facturen verloopt nu echt excellent”, zegt Rob Plattèl, directeur van het Administratief Servicecentrum (ASC) van de Universiteit Utrecht.
“We hebben het team Uitgaande geldstroom aanzienlijk kunnen afschalen”
De afdeling ‘Uitgaande geldstroom’ van het Administratief Servicecentrum verwerkt zo’n 110.000 binnenkomende facturen per jaar. De facturen die zijn gekoppeld aan een bestelling worden in veel gevallen al ‘touchless’ verwerkt. In de meeste gevallen moet het ASC de facturen echter van een unieke code voorzien, waarna ze via een controleur naar een budgethouder gaan en uiteindelijk worden betaald.
SAP Invoice Management
Voor het afhandelen van binnenkomende facturen maakt de Universiteit Utrecht sinds 2018 gebruik van SAP Invoice Management. De onderwijsinstelling hoopte met deze oplossing het proces minder arbeidsintensief te maken en het aantal fouten terug te dringen. De werking van SIM was in eerste instantie echter niet naar volle tevredenheid. De Universiteit Utrecht zag zich zelfs genoodzaakt om het team Uitgaande geldstroom uit te breiden met uitzendkrachten.
“Bijvoorbeeld de routeringstabel die ervoor zorgt dat een factuur na toekenning van de juiste code naar de juiste controleur gaat, functioneerde niet correct”, licht Plattèl toe. “Facturen werden random de organisatie in gestuurd en kwamen dus bij de verkeerde personen terecht. En als een factuur wel goed werd gerouteerd, dan liep die vaak vast bij een controleur en moest SAP Functioneel Beheer handmatig een zetje geven.”
Volgens Marielle Tonk, bij de Universiteit Utrecht Department Manager Administration Services, waren de tegenvallende prestaties van het nieuwe systeem het gevolg van een ongelukkige samenloop van omstandigheden. De oorzaak van de problemen schuilde volgens Tonk deels in de processen, en deels in de techniek. “Voorop stond in ieder geval dat er een kentering nodig was. We zijn daarom op zoek gegaan naar een IT-partner die daar in een ‘tweede fase’ voor kon zorgen.”
“De SIM-(proces)experts van Avelon waren fantastisch. Ze hebben met een eindeloos geduld heel veel problemen opgelost en gezorgd voor rust”
In sprints naar verbetering
Halverwege 2019 begon Avelon met een ‘re-design’ van zowel de processen als de techniek. De SAP-partner in procesoptimalisatie deed dit door de geïnventariseerde pijn- en verbeterpunten – ruim tweehonderd in totaal – in zeven sprints van een maand op te lossen. “Omdat je telkens in een korte tijd een oplossing ontwerpt, bouwt, oplevert en communiceert naar de gebruikers, kan een dergelijke aanpak best wel uitdagend zijn”, zegt Martijn Wever, SIM-projectleider en managing partner van Avelon. “De Universiteit Utrecht had echter al ervaring met deze manier van werken en zorgde ervoor dat op de verschillende momenten de juiste mensen waren aangehaakt.”
“Door de agile aanpak konden we bij de organisatie veel sneller toetsen of we de gewenste wijzigingen doorvoerden. Dat is ontzettend belangrijk”, aldus Tonk. “Een agile manier van werken zorgt bovendien voor duidelijkheid en structuur in het proces, wat de communicatie tussen business en IT bevordert. En door regelmatig successen te boeken, ontstaat het gevoel dat je gezamenlijk in staat bent om een goed project neer te zetten. Dat zorgt voor de zo belangrijke energie.”
Volgens Tonk heeft ook Avelon’s ‘onafhankelijke blik van buitenaf’ bijgedragen aan een soepel proces. “Martijn was de regisseur in het geheel die met een duidelijk doel voor ogen ervoor heeft gezorgd dat alle neuzen dezelfde kant op gingen. Maar ook de SIM-(proces)experts van Avelon waren fantastisch. Ze hebben met een eindeloos geduld heel veel problemen opgelost en gezorgd voor rust.”
Geslaagd project
Na het doorlopen van de zeven sprints kunnen Tonk en Plattèl dan ook terugkijken op een geslaagd project. Het aantal fouten is afgenomen, waardoor er minder facturen terugkomen. De klanttevredenheid is bovendien toegenomen.
“Waar we voorheen te maken hadden met een doorlooptijd voor binnenkomende facturen van ongeveer vijf dagen, is dat nu één dag. Dat is deels te danken aan de huidige inrichting van het SIM-systeem, en deels aan het goede team dat erop zit”, besluit Plattèl. “Maar we hebben het team Uitgaande geldstroom ook aanzienlijk kunnen afschalen, van 18 vaste medewerkers en 12 uitzendkrachten naar 13 vaste medewerkers en 1 uitzendkracht. Dat is voor mij het echte bewijs dat SIM nu goed is ingericht.”
Meer informatie
Voor vragen of informatie over de toepassingsmogelijkheden van SAP Invoice Management (SIM) binnen uw organisatie of voor vragen op het gebied van SAP Workflow, Fiori of SAP Master Data Governance (MDG) kunt u contact opnemen met Martijn Wever.
Gerelateerde posts
