Van SAP Business Workflow naar SAP Intelligent BPM
Organisaties kunnen de productiviteit van hun bedrijfsprocessen verbeteren door manuele en papieren processen te transformeren naar digitale varianten. Via intelligente automatisering met gestructureerde workflows kunnen beslissingen en taken naar de relevante personen worden gedirigeerd. Niet alleen worden zo ongestructureerde processen omgezet naar formele bedrijfsprocedures, het biedt ook inzichten in processtatus en -voortgang, werkvoorraden en bij wie actuele taken zich bevinden.
Bovenstaande wordt ook wel aangeduid als Business Process Management. SAP heeft de afgelopen jaren diverse producten en hulpmiddelen opgeleverd die bovenstaande doelstellingen helpen realiseren.
SAP Cloud Platform stelt klanten in staat om nog sneller resultaten te behalen met de implementatie van live processen door ze te analyseren, configureren, uitbreiden en integreren met operationele workflows.
Hieronder is de evolutie van de SAP Business Process Management suite aan tools weergegeven.
De meeste tools worden nog steeds toegepast en blijven ondersteund worden door SAP. Deze tools worden door SAP gegroepeerd onder de noemer Intelligent Business Process Management.
De volgende hulpmiddelen worden in dit document besproken:
SAP Workflow
SAP Conversational AI (Chatbots)
SAP Intelligent Robotic Process Automation (iRPA)
SAP Cloud Platform Process Visibility
1. SAP Workflow
SAP Workflow is al jaren een succesvol hulpmiddel bij het optimaliseren van bedrijfsprocessen binnen een SAP landschap. SAP biedt zowel een on premise variant (SAP Business Workflow) als een cloud variant (SAP Cloud Platform Workflow) aan. De on premise versie is binnen SAP ECC en S/4HANA technisch gelijkwaardig.
Door de inzet van SAP Workflow kunnen op eenvoudige wijze complexe bedrijfsprocessen gemodelleerd worden binnen een eigen SAP omgeving. SAP Business Workflow is een standaard onderdeel van het technische SAP basis platform en is daardoor in elke SAP omgeving beschikbaar en kan worden ingezet voor procesoptimalisatie van vrijwel elk proces.
SAP Business Workflow is met name geschikt voor procesmodellering binnen een applicatie waarbij gebruikersinteractie een belangrijke rol speelt. SAP Workflow heeft de volgende kenmerken:
SAP Workflow wordt met name ingezet voor het automatiseren van processen en procedures binnen een SAP systeem;
Is niet gebonden aan een specifieke SAP module;
Werkt uniform over de modules heen;
Coördineert de taakafhandeling en -verdeling, gecombineerd met het verschaffen van alle benodigde informatie.
SAP Workflow wordt veelal ingezet voor het automatiseren van stabiele kernprocessen van een onderneming. SAP Cloud Platform Workflow biedt mogelijkheden wanneer processen moeten worden gestructureerd die over verschillende systemen heen lopen.
Voorbeelden van procesoptimalisatie middels SAP Workflow:
Accordering van inkoopdocumenten (bestellingen, ATB’s en contracten)
Factuurverwerking en goedkeuring
Stamdata beheer (materialen/leveranciers/klanten)
HR selfservice scenario's
Verkoopordergoedkeuring
Vanuit genoemde processen worden workflow taken aangemaakt die door medewerkers moeten worden afgehandeld. Deze taken kunnen via de SAP GUI of via alternatieve workflow inboxen aan de gebruiker aangeboden worden. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen 2 gebruikersgroepen:
Professional users (gebruikers die regelmatig met SAP werken en bekend zijn met haar GUI)
Business users (gebruikers die incidenteel met SAP functionaliteit werken)
Voor het ontsluiten van SAP workflow taken naar Business users wordt het gebruik van SAP Fiori als user interface geadviseerd.
2. SAP Conversational AI - Chatbots
Een chatbot is een software applicatie welke een gesprek aan kan gaan met een natuurlijk persoon, zoals een medewerker, klant of leverancier van een bedrijf. Doordat de chatbot natuurlijke taal kan “verstaan” en interpreteren, kan de chatbot antwoord geven op opmerkingen en vragen die aan de chatbot gesteld worden. De chatbot kan reageren op simpele begroetingen zoals “Hoi hoe gaat het met je?”, maar ook op complexere vragen zoals “Hoeveel verlofdagen heb ik nog beschikbaar voor dit jaar?”. Voor de laatste vraag zal er middels services de data uit een achterliggend systeem zoals SAP ECC of SAP S4/HANA aangesproken kunnen worden.
Een chatbot is zeer geschikt om delen van bedrijfsprocessen te automatiseren zoals bijvoorbeeld het verbeteren van support aan leveranciers, klanten en medewerkers. Denk hierbij aan een helpdesk binnen bedrijven, waarbij veel voorkomende vragen automatisch door de chatbot beantwoord kunnen worden. Hierdoor kunnen medewerkers van een helpdesk zich focussen op de meer waardevolle en betekenisvolle interacties met de klant. Naast informatieverstrekking kan een chatbot ook relatief eenvoudige taken uitvoeren voor een medewerker, zonder dat de medewerker kennis hoeft te hebben van de applicatie die daar normaliter voor gebruikt wordt. Voorbeelden zijn het aanmaken van een bestelling, het aanvragen van verlof of creëren van een vacature.
Een chatbot is hierdoor niet alleen een middel om de servicegraad richting interne en externe stakeholders te vergroten, het maakt hen ook minder afhankelijk van de beschikbaarheid van uw (support) medewerkers. Per saldo zorgt dit voor een positieve invloed op de tevredenheid en productiviteit. Het SAP Conversational AI platform biedt een ontwikkelomgeving waarin snel en eenvoudig een chatbot opgezet kan worden. De ontwikkelde chatbot kan richting diverse kanalen ontsloten worden.
Meer informatie over SAP Conversational AI kan hier gevonden worden. In deze blog wordt dieper ingegaan op de technische aspecten van een chatbot en SAP Conversational AI (SAP CAI).
3. SAP Intelligent RPA
Robotic Process Automation (RPA) versnelt de digitale transformatie van bedrijfsprocessen door automatisch handmatige acties zonder toegevoegde waarde over te nemen. SAP Intelligent RPA (iRPA) helpt bij het uitvoeren van repetitieve taken die zich uitstrekken over systemen (SAP en niet-SAP).
iRPA kan in twee “modi” ingezet worden:
Attended mode, ook wel een “Digital Assistant” genoemd
Draait op een werkstation
Automatiseert een deelproces
Gestart door een gebruiker
Unattended mode, ook wel een “Digital Worker” genoemd.
Draait op een server
Automatiseert een geheel of een deelproces
Ingepland of gebaseerd op triggers
Hoe kan een RPA-oplossing bedrijfswaarde genereren?
Verbeteren van de operatie
Verminder van menselijke fouten
Hogere snelheid en efficiëntie
Verhogen van de kwaliteit
Verhogen van de naleving van bedrijfsregels
door bijvoorbeeld goed gedocumenteerde audit trails
Geschikte processen om te optimaliseren met behulp van RPA zijn processen met de volgende kenmerken:
Handmatig en repetitief
Hoog volume
Meerdere systemen
Work around voor ontbrekende “native” integratie
SAP Intelligent Robotic Process Automation bestaat uit 3 componenten: Desktop Studio, Desktop Agent en Cloud Factory.
4. SAP Cloud Platform Process Visibility
SAP Cloud Platform Process Visibility is een oplossing die operationele end-to-end inzicht geeft in processen die draaien in de Cloud, on premise en in hybride omgevingen. Deze SAP Cloud oplossing biedt proces inzicht resulterend in transparantie en maakt hiermee proces verbetermogelijkheden mogelijk.
Met behulp van SAP Cloud Platform Process Visibility kunnen fraaie en inzichtelijke proces dashboards gemaakt worden waarmee process KPI’s over verschillende systemen heen realtime getoond kunnen worden. Hierbij worden verschillende SAP BPM tools ondersteund: zowel Cloud als on premise custom scenario’s. Denk hierbij aan zowel processen geautomatiseerd met behulp van on premise SAP Business Workflow op ECC en S/4HANA als aan SAP Cloud Platform Workflows.
Door middel van het verzamelen van push events vanuit verschillende systemen kunnen scenario’s geconfigureerd worden waarbij status, sub-status, attributen en context verzameld kunnen worden en zo real time operationele key performance indicators kunnen worden weergegeven. Deze KPI’s kunnen vervolgens benaderbaar gemaakt worden via een tegel in de Fiori Launchpad.
Conclusie
Middels een pallet aan BPM oplossingen van SAP kunnen op verschillende manieren processen geoptimaliseerd worden. SAP Business Workflow wordt veelal ingezet voor het automatiseren van stabiele kernprocessen van een onderneming. SAP Cloud Platform Workflow biedt mogelijkheden wanneer processen moeten worden gestructureerd die over verschillende systemen heen lopen. Hierbij kunnen SAP Cloud Platform tools zoals SAP Conversational AI of Chatbots ingezet worden om workflows te starten en SAP Intelligent RPA toegepast worden om een alternatief te bieden wanneer “native” systeem integratie (nog) lastig te realiseren is. Als laatste kan SAP Cloud Platform Process Visibility ingezet worden om via dashboards snel real time operationeel inzicht te bieden.
Voor vragen of informatie over de toepassingsmogelijkheden van Intelligent Business Process Management of andere vragen op het gebied van SAP Workflow, Fiori, Master Data Governance of SAP Invoice Management kunt u contact opnemen met Sander van der Wijngaart.
Gerelateerde posts
